展示会や見本市、マルシェやポップアップストアなど、秋はイベント出展が集中する時期です。出展の準備で意外と担当者を悩ませるのが、什器・展示物・パンフレット・サンプル品の「運搬」です。自社の営業車に載りきらない、搬入時間が早朝で人手が足りない、撤収は閉場直後の限られた時間で終えないといけない。この記事では、出展担当者の視点で搬入出の段取りを整理します。
展示会の搬入出で押さえる3つのルール
- 搬入時間枠：会場は出展者ごとに搬入の時間帯を指定することが多く、枠を外れると入れません。主催者からの案内で搬入日時・搬入口・車両の待機場所を確認します
- 車両の登録：大型会場では搬入車両の事前登録やナンバーの届け出が必要な場合があります。配送を依頼する場合は、依頼先の車両情報を主催者へ伝えておきます
- 撤収の時間制限：最終日の閉場から撤収完了までの時間が決められています。閉場直後に車両が搬入口に着けるよう、時間指定で依頼します
搬入の頼み方
集荷先（オフィス・倉庫）、配送先（会場名・ホール・搬入口）、搬入時間枠、荷物の内容と点数を伝えれば見積もりが出ます。ブース1〜2小間分の什器・備品・パンフレットなら軽トラック1台で収まることが多く、点数が多い場合は2便に分けるか、前日搬入と当日搬入に振り分けます。
受け渡しは会場の搬入口や主催者が指定する荷下ろし場所までです。ブース内への運び込みや設営は、出展者側または会場の設営業者で行う形になります。荷物が多い場合は、搬入口からブースまでの台車移動に人手を確保しておくとスムーズです。
営業時間外の搬入の考え方は店舗オープン・閉店時の什器搬入／撤去マニュアルにもまとめています。
撤収・引き上げの段取り
- 閉場直後の時間指定：撤収は閉場後すぐに始まるため、搬入口への到着時刻を指定して依頼します。夜間の引き上げは夜間・早朝の回収が役立つシーンも参考になります
- 荷物のまとめ方：什器は分解し、展示物・パンフレットは箱に詰めて個数を数えておきます。搬入口まで運び出しておくと積み込みが早く終わります
- 行き先の分け方：什器は倉庫へ、残ったパンフレットはオフィスへ、といった2か所への配送も組めます。行き先ごとに荷物を分けておきます
- 次の会場へ直行：連続出展の場合、撤収した荷物を次の会場や近隣の一時保管先へ直接運ぶルートも相談できます
出展担当者が事前に用意しておくこと
- 主催者からの搬入出案内（日時・搬入口・車両登録の要否・待機場所）
- 荷物リスト（什器・展示物・備品・パンフレットの点数とおおよそのサイズ）
- 会場での受け取り担当者の連絡先
- 撤収後の行き先（倉庫・オフィス・次の会場）
法人のお客様は請求書払いに対応しており、複数回の出展をまとめて月次で精算することもできます。県外の会場への配送は事業者の県外・長距離スポット配送ガイドを参照してください。
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展示会の搬入出は、会場の時間枠に合わせて車両を確実に着けることがすべてです。搬入日時・会場・荷物の内容を教えていただければ、搬入と撤収をセットにした概算をご案内します。法人向けの詳細は法人向け配送のご案内を、お見積もりは電話・LINE・お問い合わせフォームからどうぞ。
